In het kort
- Zoho Backstage breidt zijn WhatsApp-communicatie uit voor organisatoren van evenementen.
- De uitbreiding richt zich op drie punten: zicht op de aflevering van berichten, meer vrijheid in de planning en automatisering.
- De aanleiding is dat een organisator niet enkel met deelnemers communiceert, maar ook met kopers, sprekers, sponsors en standhouders.
- Naarmate het aantal berichten groeit, groeit ook de behoefte om te weten wat effectief is aangekomen.
Wie ooit een evenement heeft georganiseerd, kent de zenuwachtigheid van de dagen ervoor. Niet omdat het programma niet klaar zou zijn, maar omdat u niet met zekerheid weet of iedereen weet wat hij moet weten. Is de wijziging van zaal doorgekomen? Heeft de spreker het uur gezien? Weet de standhouder wanneer hij kan opbouwen? Communicatie rond een evenement is zelden één boodschap aan één publiek.
Zoho vertrekt bij deze uitbreiding van Backstage precies van die vaststelling. Een organisator stemt af met kopers, sprekers, sponsors, standhouders en deelnemers, en dat over meerdere contactmomenten heen. Naarmate het aantal berichten toeneemt, neemt ook de behoefte toe aan drie zaken: zicht op wat werkelijk werd afgeleverd, vrijheid in het bepalen van het verzendmoment, en automatisering die het handwerk overbodig maakt.
Waarom zicht op aflevering ertoe doet
Een bericht versturen is niet hetzelfde als een bericht doen aankomen. Dat onderscheid lijkt vanzelfsprekend, tot het misloopt op de ochtend van het evenement. Zoho legt bij deze uitbreiding nadruk op inzicht in de aflevering: welke berichten zijn toegekomen, welke niet, en waarom. Voor de organisator is dat het verschil tussen hopen en weten.
Dat inzicht heeft een praktische waarde die verder gaat dan geruststelling. Wie ziet dat een groep deelnemers een belangrijke wijziging niet heeft ontvangen, kan nog handelen. Wie het niet ziet, ontdekt het pas aan de ingang, wanneer er dertig mensen voor de verkeerde deur staan.
Wat dit betekent voor organisatoren in de Benelux
Voor KMO's in België en MKB-bedrijven in Nederland die zelf klantendagen, opleidingen of vakbeurzen organiseren, is dit herkenbaar terrein. Het evenement zelf is doorgaans niet het moeilijke deel; de communicatie eromheen wel. Zij gebeurt vaak in de marge van ander werk, door iemand die het erbij neemt, en precies daar sluipt het risico binnen dat een boodschap wordt vergeten of te laat vertrekt.
Bij communicatie via WhatsApp komt daar een tweede overweging bij. Berichten op een persoonlijk kanaal worden sneller gelezen, maar ze worden ook persoonlijker ervaren. Toestemming, frequentie en toon verdienen dus aandacht; wie deelnemers overspoelt, verliest sneller vertrouwen dan hij tijd wint. De algemene beschrijving van de toepassing en haar mogelijkheden vindt u op de productpagina van Zoho Backstage.
Van berichten naar een communicatieplan
De verstandigste manier om zo'n uitbreiding te gebruiken, is niet beginnen bij het kanaal maar bij de kalender. Welke doelgroep moet op welk moment welke informatie hebben? Sprekers hebben andere behoeften dan standhouders, en kopers andere dan deelnemers. Wanneer dat schema er ligt, wordt automatisering eenvoudig: elk bericht heeft dan al een aanleiding, een ontvanger en een moment.
SalesBridge werkt al achttien jaar met Zoho, sinds de oprichting door Philip Debaere en Karl Odent, en organiseert ook zelf evenementen. De les uit die praktijk is eenvoudig: de kwaliteit van een evenement wordt zelden bepaald door het aantal berichten, wel door de juistheid ervan.
Veelgestelde vragen
Wat verandert er precies?
De WhatsApp-communicatie in Zoho Backstage wordt uitgebreid op het vlak van zicht op aflevering, planning van het verzendmoment en automatisering van terugkerende berichten.
Voor welke doelgroepen geldt dit?
De aankondiging vermeldt uitdrukkelijk dat een organisator afstemt met kopers, sprekers, sponsors, standhouders en deelnemers, elk met eigen contactmomenten.
Vervangt WhatsApp de communicatie per e-mail?
Dat is niet wat de bron stelt. Het gaat om een bijkomend kanaal binnen dezelfde omgeving, in de praktijk vooral geschikt voor korte en tijdsgevoelige berichten.
Waarop moet ik letten bij persoonlijke kanalen?
Op toestemming, op frequentie en op relevantie. Een deelnemer aanvaardt een nuttige verwittiging, maar reageert anders op een reeks berichten die hij niet gevraagd heeft.
Waar begin ik het best?
Bij een eenvoudig schema per doelgroep en per moment. De automatisering volgt daaruit; omgekeerd werken leidt tot veel berichten zonder duidelijk plan.
