In het kort
- Zoho stelt QuickNav voor, een snelkoppeling binnen Zoho Directory waarmee u zoekt, vindt en meteen handelt.
- De aanleiding is het klikwerk waarmee een beheerder vandaag nog een eenvoudige vraag afhandelt.
- Het voorbeeld in de aankondiging is een medewerker die dringend zijn tweestapsverificatie opnieuw ingesteld wil zien.
- Voor kleinere ict-teams in België en Nederland zit de winst niet in de grote projecten, maar in de kleine handelingen die zich elke dag herhalen.
Er is een categorie werk die zelden in een verslag terechtkomt en toch een aanzienlijk deel van de week opeet: het kleine, dringende verzoek. Iemand raakt niet binnen in zijn account. Iemand heeft een nieuw toestel en moet opnieuw worden ingesteld. Iemand vertrekt en zijn toegang moet vandaag nog dicht. Elk van die vragen is op zich licht. Samen vormen ze het ritme van een beheerdersdag.
Zoho vertrekt in de aankondiging van QuickNav precies van dat gegeven. Het beeld dat de aankondiging schetst is dat van een drukke maandagochtend: een medewerker moet zijn tweestapsverificatie opnieuw ingesteld krijgen voordat hij kan aanmelden en aan een belangrijke vergadering kan deelnemen. Hij wacht. De beheerder opent Zoho Directory, gaat naar de module met gebruikers, zoekt de medewerker op en opent zijn fiche. Vier handelingen voordat het eigenlijke werk begint.
Wat Zoho aankondigt
QuickNav wordt voorgesteld als een kortere weg naar dezelfde bestemming. De drie werkwoorden uit de aankondiging zijn veelzeggend: zoeken, vinden en handelen. Niet zoeken, vinden en vervolgens ergens anders opnieuw beginnen. De bedoeling is dat de beheerder vanuit één punt vertrekt en van daaruit de handeling stelt, in plaats van eerst de juiste module te kiezen, dan het juiste scherm en pas dan de juiste knop.
Zoho Directory zelf is de toepassing waarmee u binnen een organisatie identiteiten en toegangsrechten beheert: wie is wie, wie mag waarbij, en onder welke voorwaarden. Wie die rol dagelijks opneemt, weet dat het gros van de tijd niet naar beleid gaat maar naar uitvoering. QuickNav richt zich op die uitvoering.
Waarom kleine handelingen zwaar wegen
Bij KMO's in België en MKB-bedrijven in Nederland is de ict-verantwoordelijke zelden een volledige afdeling. Vaak is het één persoon, soms met een externe partner ernaast, en meestal iemand die er nog andere taken bij doet. In zo'n opstelling is elke vermeden omweg reëel gewonnen tijd, en belangrijker nog: elke vermeden omweg verkleint de kans dat een verzoek blijft liggen tot na de lunch.
Daar zit ook een zijde die verder gaat dan comfort. Toegangsbeheer is geen administratieve bijzaak. Een account dat te lang open blijft staan of een verificatie die niet tijdig wordt hersteld, is een risico dat zich moeilijk laat verantwoorden wanneer er iets misgaat. Hoe lager de drempel om de juiste handeling meteen te stellen, hoe kleiner de kans dat ze wordt uitgesteld. Snelheid is hier dus niet enkel gemak; ze is een vorm van zorgvuldigheid.
Wat u ermee doet
De verstandige eerste stap is niet de functie zelf, maar de vraag welke handelingen bij u het vaakst terugkeren. Wachtwoorden en verificaties herstellen, gebruikers toevoegen, toegang tot een toepassing intrekken bij vertrek: als u die lijst voor u hebt, wordt meteen duidelijk waar een kortere weg u werkelijk iets oplevert en waar niet. De actuele beschrijving van de functies vindt u in de hulppagina's van Zoho.
SalesBridge werkt al tien jaar met Zoho, op een partnerschap dat via de oprichters teruggaat tot 2008, en ziet dit soort aankondigingen vooral als een aanleiding om de eigen werkwijze eens naast de nieuwe mogelijkheden te leggen. Een functie die u niet gebruikt, verandert niets aan uw maandagochtend.
Veelgestelde vragen
Wat is QuickNav precies?
Het is een snelkoppeling binnen Zoho Directory die het zoeken, terugvinden en uitvoeren van een handeling samenbrengt, in plaats van u eerst door modules en schermen te laten navigeren.
Voor wie is het bedoeld?
In de eerste plaats voor wie het beheer van gebruikers en toegangsrechten op zich neemt. Dat is de rol die de aankondiging expliciet als vertrekpunt neemt.
Vervangt QuickNav de gewone navigatie?
Uit de aankondiging blijkt dat het om een kortere weg gaat naast de bestaande weg, niet om een vervanging ervan. De gewone schermen blijven wat ze zijn.
Wat levert het concreet op voor een kleinere organisatie?
Vooral tijdwinst op handelingen die zich dagelijks herhalen, en een kleinere kans dat een dringend verzoek blijft liggen omdat het omslachtig aanvoelt.
Waar vind ik de technische details?
Bij de hulppagina's van Zoho, waar de functies per toepassing worden beschreven en bijgewerkt naarmate de uitrol vordert.
