Pages in Zoho CRM: alle weergaven op één plek beheren, nu ook met AI

Wie Zoho CRM al een tijd gebruikt, kent het verschijnsel: na een paar jaar zijn er tientallen weergaven bijgekomen. Een lijst voor de binnendienst, een Kanban-bord voor de verkopers, een grafiek voor het management, een webtab met een externe toepassing. Elk van die weergaven werd op een andere plek ingesteld, met eigen toegangsregels. Voor een beheerder werd het daardoor steeds moeilijker om eenvoudige vragen te beantwoorden: welke weergaven bestaan er per module, wie mag ze zien, welke weergave krijgt een gebruiker als eerste te zien, en wie heeft er het laatst iets aan gewijzigd?

Met Pages pakt Zoho dat probleem bij de wortel aan. Elke weergave in het CRM wordt voortaan voorgesteld als een pagina, gekoppeld aan een module of een tab, en alle pagina’s worden vanuit één plek in Setup aangemaakt, beveiligd en beheerd. Daarbovenop komt de mogelijkheid om pagina’s door AI te laten opbouwen. Hieronder leggen we uit wat er verandert en wat dat in de praktijk betekent voor KMO’s in België en MKB-bedrijven in Nederland.

Eén model voor alle weergaven

Zoho onderscheidt twee soorten pagina’s. Modulepagina’s horen bij een specifieke module, zoals Leads, Deals of Contacts, en tonen de lijst- of detailweergave van die module. Onder de lijstpagina’s vallen de bekende types: systeemweergave, Kanban (een bord met kolommen per fase), grafiek, split, tijdlijn, raster, kaart en Canvas, aangevuld met zogenaamde Free Style-weergaven. Detailpagina’s kunnen een systeempagina zijn, een Canvas-pagina, een pagina op basis van een widget (een klein maatwerkonderdeel binnen het CRM) of SlyteUI, of een pagina die door AI werd gebouwd.

Daarnaast zijn er webtabpagina’s: eigen tabs die niet aan een module gebonden zijn. Webtabs bestonden al; u kon er een externe webpagina in tonen, een widget in opnemen of een maatwerkpagina met SlyteUI plaatsen. Nieuw is dat ze nu deel uitmaken van hetzelfde paginamodel, met AI kunnen worden opgebouwd en aan een Kiosk kunnen worden gekoppeld.

Belangrijk voor wie al een uitgebreide inrichting heeft: alle bestaande lijst- en detailweergaven worden automatisch omgezet naar pagina’s. Ze blijven staan waar ze stonden en de vertrouwde manier om weergaven aan te maken verandert niet. Ook bladwijzers blijven werken: Zoho stapt over op één adresstructuur op basis van een pagina-ID en stuurt oude links automatisch door. Pagina’s zijn beschikbaar in de standaardmodules, eigen modules en koppelmodules, met uitzondering van Services, Appointments en Teams.

Pagina’s laten opbouwen met AI

Tot nu toe betekende een aangepaste weergave bouwen vaak: kiezen tussen widgets, Canvas en SlyteUI, en daarna zelf de juiste onderdelen samenstellen. Zelfs als u precies wist wat u wilde, bijvoorbeeld een volledig overzicht van een lead met tijdlijn, notities en gekoppelde gegevens op één scherm, kostte het tijd om dat idee om te zetten in een werkende pagina.

Met Pages beschrijft u een detailpagina of webtab in gewone taal, waarna AI een gestructureerde pagina voorstelt met lay-out, onderdelen en opmaak. Zoho geeft zelf het voorbeeld van een detailpagina voor leads met de volledige contacthistoriek en alle gekoppelde records in één oogopslag: het resultaat bevat een visitekaartje bovenaan, een activiteitentijdlijn en een overzicht van gekoppelde records. Vanuit hetzelfde paneel wijzigt u nadien de lay-out, past u de accentkleur aan of voegt u een e-mailonderdeel toe, zonder opnieuw te beginnen. Wie liever niet vanaf nul beschrijft, vertrekt van een voorinstelling die thema, accentkleur, stijl, lay-out en onderdelen combineert, of van voorgestelde opdrachten. De optie Surprise Me bekijkt uw CRM-account en datamodel en stelt pagina’s voor die bij uw team passen.

Elke pagina die met AI werd gemaakt en gepubliceerd, krijgt automatisch het label AI-built. Dat lijkt een detail, maar voor beheer is het nuttig: u ziet meteen wat gegenereerd en wat handmatig opgebouwd werd. Zie AI wel als een snelle start, niet als eindpunt. Een pagina is pas goed als ze aansluit op hoe uw verkopers werkelijk werken, en die afweging blijft bij u.

Wie ziet wat: standaardpagina’s, toegang en opruimen

Een standaardpagina bepaalt wat een gebruiker te zien krijgt wanneer hij een module voor het eerst opent, of wanneer er geen laatst bezochte pagina bewaard is. Beheerders stellen per profiel een standaardpagina in, voor lijst- én detailweergaven, en voor detailweergaven zelfs per lay-out. Een verkoopmanager landt zo standaard op een grafiekpagina, terwijl een verkoper zijn lijst of Kanban-bord krijgt. Opent iemand daarna een andere pagina, dan onthoudt het CRM die keuze.

De meeste paginatypes werken met profielen: beschikbaar voor iedereen of voor geselecteerde profielen. Kanban- en splitweergaven bieden de ruimste keuze, met toegang voor uzelf alleen, voor iedereen, of voor specifieke gebruikers, groepen, rollen en territoria. Webtabs werken enkel met profielen en staan in Teamspaces, zodat een gebruiker ook toegang tot die Teamspace nodig heeft. Met filters op module, profiel, weergavetype, categorie, lay-out en status vindt u snel de juiste pagina, en overbodige pagina’s kunt u omkeerbaar deactiveren of definitief verwijderen. Een pagina die als standaard voor een profiel geldt, kan pas weg nadat u een andere standaard hebt ingesteld; ontbreekt de standaard toch, dan valt het CRM terug op de gewone lijstweergave.

Wie pagina’s wil aanmaken en beheren, heeft de machtiging Modules Customization nodig. Systeempagina’s zijn in alle edities beschikbaar; eigen pagina’s vereisen volgens Zoho de Enterprise-editie of hoger, met tot 500 eigen pagina’s, terwijl voor Professional een grens van 100 pagina’s wordt vermeld. Meer over de edities leest u op de productpagina van Zoho CRM. Pagina’s voor het aanmaken en bewerken van records en voor de Home-tab volgen later, net als AI-ondersteuning voor die types en voor lijstpagina’s. De uitrol naar partners start binnenkort, in fasen.

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn bestaande weergaven opnieuw opbouwen?

Nee. Zoho zet alle bestaande lijst- en detailweergaven op de achtergrond automatisch om naar pagina’s. Uw weergaven blijven staan waar ze stonden en de manier waarop u nieuwe weergaven aanmaakt, blijft dezelfde. Ook links die gebruikers als bladwijzer bewaarden, blijven werken dankzij een automatische doorverwijzing. Wat wel zinvol is: gebruik de overgang om per module door alle pagina’s te gaan. Bij veel KMO’s die al jaren met Zoho CRM werken, zijn er weergaven blijven hangen die niemand nog gebruikt, en die kunt u nu eenvoudig deactiveren.

Welke Zoho CRM-editie heb ik nodig voor eigen pagina’s?

Systeempagina’s zijn in alle edities beschikbaar. Voor eigen pagina’s vermeldt Zoho de Enterprise-editie of hoger, met een maximum van 500 eigen pagina’s. Tegelijk noemt Zoho voor de Professional-editie een limiet van 100 pagina’s. Omdat die twee vermeldingen elkaar niet volledig dekken, raden we aan dit voor uw eigen account na te gaan zodra de functie bij u beschikbaar is. Twijfelt u tussen edities, dan is dit een goed moment om te bekijken welke maatwerkweergaven u echt nodig hebt voordat u een licentiekeuze maakt.

Is een pagina die door AI werd gebouwd meteen klaar voor gebruik?

AI levert een gestructureerde pagina met lay-out, onderdelen en opmaak op basis van uw beschrijving, en u kunt die nadien verder aanpassen vanuit hetzelfde paneel. Toets het resultaat wel aan hoe uw team werkelijk werkt: een detailpagina die er verzorgd uitziet maar niet de gegevens toont die een verkoper nodig heeft, levert weinig op. Stel een nieuwe pagina daarom eerst open voor een beperkt profiel voordat u ze als standaard instelt. Omdat AI-pagina’s automatisch het label AI-built krijgen, behoudt u ook later het overzicht over wat gegenereerd en wat handmatig gebouwd werd.

Hoe zorg ik dat elke medewerker het juiste scherm te zien krijgt?

Via standaardpagina’s per profiel. U bepaalt per profiel welke lijst- en detailpagina iemand als eerste ziet, en voor detailweergaven kan dat zelfs per lay-out. Een zaakvoerder landt zo op een grafiekweergave, terwijl de binnendienst een lijst met opvolgtaken krijgt. Let op: de standaard geldt bij het eerste bezoek of wanneer er geen laatst bezochte pagina is; daarna onthoudt het CRM de keuze van de gebruiker. Wilt u een vaste werkwijze, combineer de standaardpagina dan met de toegangsinstellingen, zodat gebruikers enkel de pagina’s zien die bij hun rol passen.

Richt ik dit zelf in of laat ik me begeleiden?

Wie de machtiging Modules Customization heeft, kan pagina’s zelf aanmaken en beheren, en voor eenvoudige aanpassingen is dat prima. Bij een grotere inrichting, met meerdere profielen, lay-outs en teams, loont het om eerst te bepalen wie welke informatie nodig heeft en pas daarna pagina’s te bouwen. SalesBridge begeleidt als Zoho Premium Partner al achttien jaar ondernemingen bij het stroomlijnen van hun verkoopproces met Zoho, en kan helpen om bestaande weergaven in kaart te brengen en een duidelijke paginastructuur per rol op te zetten. Zo wordt de nieuwe centrale aanpak meteen ook een opruimbeurt van uw CRM.