In het kort
- Zoho Scanner is vernieuwd voor iOS 27, iPadOS 27 en macOS Golden Gate.
- U kunt kerngegevens uit een scan halen, samenvattingen maken en vragen stellen over een document, volledig verwerkt op uw toestel.
- De app herkent automatisch of u een document, een kasticket of een visitekaartje scant, en haalt contactgegevens uit visitekaartjes.
- Nieuw zijn ook zoeken via Siri, systeembrede doorzoekbaarheid van bonnetjes, facturen en visitekaartjes, en widgets op het beginscherm.
Papier verdwijnt nooit helemaal uit een bedrijf. Kastickets van een klantbezoek, een ondertekend leveringsbon, een factuur die per post binnenkwam of een stapel visitekaartjes na een beurs: voor veel KMO's in België en MKB-bedrijven in Nederland is het digitaliseren van zulke documenten nog altijd dagelijkse kost. Een goede scanner-app op de smartphone maakt dat werk een stuk lichter.
Zoho Scanner is de scanner-app van Zoho voor iPhone, iPad en Mac. Ze zet papier om in doorzoekbare PDF's, herkent tekst via OCR (optische tekenherkenning, waarmee een foto van tekst omgezet wordt in bewerkbare tekst), laat documenten ondertekenen via Zoho Sign en synchroniseert met onder meer Zoho WorkDrive. Met de nieuwe besturingssystemen van Apple is OS 27 volgens Zoho niet zomaar een ontwerpupdate, maar een versie die echt verandert hoe apps aanvoelen. Dat merkt u in de nieuwe functies.
Van gescand document naar antwoord
De meest opvallende vernieuwing: een scan is niet langer alleen een afbeelding of PDF. U kunt kerngegevens uit een gescand document halen, er een samenvatting van laten maken en er vragen over stellen, zonder de app te verlaten. Denk aan het snel terugvinden van de vervaldatum in een contract, het totaalbedrag op een factuur of de belangrijkste afspraken in een verslag van meerdere pagina's.
Belangrijk is dat die verwerking volgens Zoho volledig op uw toestel gebeurt. De inhoud van uw documenten hoeft daarvoor dus niet naar een externe server. Voor bedrijven die met facturen, contracten of klantgegevens werken, is dat een geruststellend uitgangspunt, zeker gezien de strenge Europese regels rond gegevensbescherming.
Daarnaast herkent Scanner nu automatisch wat u scant: een gewoon document, een kasticket of een visitekaartje. Bij visitekaartjes haalt de app de contactgegevens eruit. U kunt bovendien schermafbeeldingen rechtstreeks als document importeren, wat handig is voor een bevestiging of bestelbon die u enkel op het scherm hebt.
Sneller terugvinden met Siri, zoeken en widgets
Scannen is één zaak, terugvinden een andere. Zoho Scanner ondersteunt nu zoeken met de stem via Siri. Bovendien zijn kastickets, facturen en visitekaartjes doorzoekbaar via de systeemzoekfunctie van uw toestel. Zoekt u het ticket van dat klantenetentje van vorige maand, dan vindt u het zonder eerst de app te openen en door mappen te bladeren.
Op het beginscherm tonen nieuwe widgets uw recente scans en inzichten uit uw documenten. De interface past zich ook aan het toestel aan, of u nu op een iPhone, een iPad of een Mac werkt. Zo kunt u onderweg scannen en later op kantoor aan de computer verder werken met dezelfde documenten.
Wat betekent dit voor uw bedrijf?
Voor kleinere teams, zelfstandigen en verkopers op de baan is Zoho Scanner vooral een manier om papieren administratie sneller te verwerken. Kastickets en facturen zijn sneller terug te vinden, en visitekaartjes van een beurs of klantbezoek belanden niet langer in een schuif. Wie met Zoho CRM werkt, weet hoe waardevol het is om nieuwe contacten meteen digitaal te hebben.
Blijf wel kritisch. Een automatische samenvatting of een antwoord op een vraag is een hulpmiddel, geen vervanging voor het nalezen van een contract of factuur. En spreek af waar gescande documenten worden bewaard en wie er toegang toe heeft. Meer over de koppeling met ondertekening leest u op de pagina van Zoho Sign.
Veelgestelde vragen
Welke toestellen ondersteunen de nieuwe functies?
De vernieuwingen zijn gebouwd voor iOS 27, iPadOS 27 en macOS Golden Gate. U hebt dus een iPhone, iPad of Mac nodig die deze versies ondersteunt, met de update geïnstalleerd. Oudere toestellen kunnen de app wellicht nog gebruiken, maar niet noodzakelijk met alle nieuwe functies, zoals de verwerking van documenten op het toestel zelf. Ga daarom na welke toestellen uw medewerkers gebruiken voor u op deze functies rekent. In veel KMO's is dat een gemengd geheel van oudere en recente toestellen.
Blijven mijn documenten op mijn toestel?
Volgens Zoho gebeuren het ophalen van kerngegevens, het samenvatten en het beantwoorden van vragen over een document volledig op uw toestel. Voor die functies hoeft de inhoud dus niet naar een externe server. Kiest u er zelf voor om documenten te synchroniseren met een clouddienst zoals Zoho WorkDrive of Google Drive, dan worden ze uiteraard daar bewaard. Maak daarover duidelijke afspraken, zeker voor documenten met persoonsgegevens, die in België en Nederland onder de GDPR vallen.
Kan ik visitekaartjes gebruiken om contacten toe te voegen?
Ja, Zoho Scanner herkent visitekaartjes automatisch en haalt er de contactgegevens uit. Dat bespaart overtypen na een beurs, netwerkevent of klantbezoek. Controleer de herkende gegevens wel even, want een ongewone opmaak of een klein lettertype kan tot fouten leiden. Wilt u die contacten verder opvolgen in uw verkoopproces, dan is het zinvol om af te spreken hoe ze in uw CRM terechtkomen, zodat niemand dubbel wordt ingevoerd of vergeten.
Kan ik vertrouwen op de automatische samenvattingen?
Samenvattingen en antwoorden zijn handig om snel te zien waar een document over gaat of om een detail terug te vinden. Ze vervangen echter niet het zorgvuldig lezen van belangrijke documenten zoals contracten, offertes of officieel briefwisseling. Gebruik ze als eerste filter: welk document moet ik nu echt bekijken, en waar staat de informatie die ik zoek? Voor beslissingen met financiële of juridische gevolgen blijft het origineel de referentie.
Hoe zet ik Zoho Scanner zinvol in binnen mijn team?
Begin bij de documenten die vandaag het meest tijd kosten: kastickets voor onkostennota's, binnenkomende facturen of visitekaartjes van beurzen. Spreek af in welke map of clouddienst gescande documenten terechtkomen en hoe ze worden benoemd. Toon medewerkers hoe het zoeken via Siri en de systeemzoekfunctie werkt, want daar zit de echte tijdswinst. Een korte afspraak over wie welke documenten mag scannen en delen, houdt het geheel overzichtelijk en veilig.
