Zoho Backstage 4.0: beursvloer, mobiel en AI

Een evenement organiseren bestaat uit honderden bewegende delen, en de meeste daarvan bewegen op de dag zelf. Precies daar zit de logica van deze versie: Zoho bracht Backstage 4.0 uit op 23 oktober, de dag die het als Event Organizers Day aanhoudt, en koos drie zwaartepunten die alle drie met uitvoering te maken hebben eerder dan met voorbereiding. De beursvloer, het werk op de telefoon, en AI.

Het is een lange lijst geworden. We lichten er niet alles uit, maar wel wat voor een organisator in België of Nederland het verschil maakt — inclusief de twee toevoegingen die hier niet van toepassing zijn, en de ene functie waarover u beter vooraf nadenkt.

De beursvloer

De meest praktische verbetering is tegelijk de saaiste: Backstage leest en schrijft voortaan DXF-bestanden. Uw ontwerpbureau werkt in AutoCAD, en dat plan hoeft dus niet opnieuw getekend te worden. U brengt bestaande ontwerpen binnen, maakt of wijzigt verdiepingen, werkt met indelingen over meerdere niveaus, en voert het plan weer uit voor gebruik elders. Wie ooit een beursplan twee keer heeft laten tekenen, weet wat dat scheelt.

Daarbovenop komt een 3D-planner om de ruimte te tonen en standen te plaatsen, en een vergrendelstand die een goedgekeurd plan beschermt: de structuur kan niet meer verplaatst, vergroot, gedraaid of verwijderd worden, terwijl u de toewijzing aan standhouders, de prijzen en de status gewoon blijft beheren. Die prijzen kunt u dynamisch zetten op basis van de oppervlakte, of vast per stand. En met een widget plaatst u een interactief plan op de evenementensite, waarin bezoekers standhouders kunnen zoeken en filteren vóór ze toekomen.

Mobiel, voor organisator en standhouder

Organizer 360 brengt het organisatorwerk naar de telefoon: ticketklassen, promo- en toegangscodes, sprekers, inschrijving zonder verbinding en het aanmaken van badges. Zoho zegt erbij dat niet alle modules er al in zitten en dat er in volgende versies bijkomen — een eerlijke nuance die u best meeneemt in uw planning.

Interessanter voor wie met standhouders werkt, is de andere kant. Standhouders kunnen voortaan leads blijven inscannen wanneer de verbinding in de zaal het laat afweten, en ze beheren hun stand, hun standmedewerkers en hun leadcijfers vanuit de bezoekersapp zelf. Die bezoekersapp bouwt u nu zonder programmeerwerk: u kiest tussen een echte app of een webweergave, stelt de huisstijl in en zet ze samen uit kant-en-klare onderdelen, van agenda en sprekers tot plattegrond, berichten en feedback. Kritieke verbeteringen kunt u uitsturen zonder de gebruikelijke weg via de app-winkel, wat tijdens een evenement het verschil is tussen vandaag en volgende week. Over de bredere opzet van de toepassing leest u meer op de productpagina van Zoho Backstage.

AI, en de vraag over gezichten

De AI-laag valt in drie delen uiteen. Een chatbot op de evenementensite beantwoordt vragen over uurrooster en sessies, waardoor uw mensen minder dezelfde vraag krijgen. Design Assist maakt een badge of getuigschrift na op basis van een bestaand ontwerp en helpt bij het opstellen van teksten. En de MCP-server koppelt Backstage aan AI-toepassingen zoals Claude en ChatGPT: met 133 bewerkingen, lezen en schrijven, kunt u de inschrijvingen opvolgen, ticketklassen vergelijken, een VIP-klasse aanmaken, een deelnemer inschrijven of een uitnodiging versturen zonder van toepassing te wisselen. Een AI-console houdt bij welke AI-functies per portaal en per evenement aanstaan. AI-agenten kondigt Zoho aan voor deze winter.

Tussen die opsomming staat één functie die hier om een gesprek vraagt: Face Search. Zoeken in foto's op basis van een gezicht betekent dat u gezichtskenmerken verwerkt om personen te herkennen, en dat valt onder de AVG in de bijzondere categorieën. Dat maakt het niet onmogelijk, maar het maakt het ook niet vanzelfsprekend: u hebt er een duidelijke grondslag voor nodig, u moet deelnemers erover inlichten, en u moet kunnen uitleggen waarom het nodig is. Zet die functie dus niet aan omdat ze beschikbaar is. Zet ze aan wanneer iemand in uw organisatie de vraag heeft beantwoord. Dat de AI-console per evenement te regelen is, helpt daar trouwens bij.

Twee andere toevoegingen zijn voor onze markt eenvoudigweg niet van toepassing, en dat mag gezegd: Backstage voegt PayNow en GrabPay toe als betaalmogelijkheden binnen Stripe, en ondersteuning voor de Zuid-Afrikaanse belastingregels. Wat wél telt voor Belgische en Nederlandse organisatoren, zit in de communicatie: een afleveringsrapport voor WhatsApp dat toont wat verzonden, afgeleverd, gelezen of mislukt is, en een automatische heropwaardering van het tegoed wanneer het onder een ingestelde drempel zakt.

Veelgestelde vragen

Wat verandert er voor onze koppeling met Zoho CRM?

Die wordt fijnmaziger. CRM Integration 2.0 laat u kiezen welke velden gesynchroniseerd worden, laat u regels bepalen om records aan elkaar te koppelen op basis van voorwaarden, en laat u per evenement eigen inschrijvingsvelden selecteren. De koppeling werkt via een uitbreiding en ondersteunt ook werkstromen, opzoekvelden en eigen regels. Praktisch betekent dat minder opkuiswerk achteraf: u bepaalt vooraf wat een bestaande relatie is en wat een nieuwe. Spreek wel af wie dat matchen instelt, want een verkeerde regel maakt dubbels sneller dan u ze kunt wegwerken.

Is dit allemaal meteen beschikbaar?

Niet alles. Zoho zet bij een aantal functies uitdrukkelijk een sterretje en meldt dat ze in vroege toegang kunnen zijn, met de uitleg dat sommige mogelijkheden per omvang en schaal nog afstemming vragen en dat problemen via versnelde ondersteuning behandeld worden. Dat is een eerlijke vermelding, maar ze heeft gevolgen voor uw planning. Bouwt u uw volgende beurs rond de 3D-planner of Design Assist, vraag dan eerst aan support@zohobackstage.com of die functies op uw account actief zijn. Plan geen tijdlijn rond een sterretje.

Hebben wij een eigen bezoekersapp nodig?

Dat hangt af van de omvang en van wat u ermee wil. Voor een klantenevenement met tachtig genodigden is een goede evenementensite doorgaans genoeg; een app die niemand installeert, kost u meer dan ze oplevert. Voor een beurs met standhouders ligt het anders: daar zitten het scannen van leads, de plattegrond en het netwerken in de app, en dat zijn precies de onderdelen waar standhouders hun rendement aan afmeten. Begin desnoods met de webweergave, die geen installatie vraagt, en bekijk daarna of een echte app de moeite is.

Wat betekent die MCP-server concreet voor ons?

Dat u uw evenementgegevens in gewone taal kunt bevragen en bewerken vanuit een AI-toepassing, zonder in Backstage te klikken. Met 133 bewerkingen gaat dat verder dan lezen alleen: inschrijven, een ticketklasse aanmaken, een uitnodiging versturen. Dat is krachtig en het is meteen ook de reden om vooraf af te spreken wie die koppeling mag leggen en met welk account. Een verkeerde opdracht raakt hier echte deelnemers. Werk dus met een afzonderlijke gebruiker met beperkte rechten, en test schrijfacties eerst op één record.

Waar zouden wij uit deze versie het eerst mee aan de slag gaan?

Met de onderdelen die geen beslissing vragen en meteen tijd besparen. Het afleveringsrapport voor WhatsApp is er daar één van: u ziet voortaan of uw bericht aankwam en gelezen werd, wat bij een evenement het verschil maakt tussen opvolgen en hopen. Hetzelfde geldt voor de wachtlijst bij een uitverkochte ticketklasse en voor het later toewijzen van deelnemers, twee scenario's die elke organisator kent. De beursvloer in 3D en de AI-functies bewaart u voor een moment waarop u tijd hebt om ze echt in te richten.