In het kort
- Aan de invoerzijde kwamen er tientallen connectoren bij, van clouddatabanken en lokale databanken tot zakelijke toepassingen en cloudplatformen.
- Operationeel het nuttigste: synchronisatie per uur voor Enterprise-abonnementen, een geschiedenis van vijfenveertig dagen in agendavorm, en meldingen bij mislukte synchronisatie met reden erbij.
- Nieuw zijn een gegevenstype voor duur, een tijdschuif voor datumfilters, boomkaarten en een betere geografische weergave.
- Zia kreeg vervolgvragen, insluiting als privélink, voorspellende vertelling en uitleg per gegevenspunt.
- Portalen dragen nu drie niveaus paginahiërarchie en weergaverechten per gebruiker of groep; daar zit voor een KMO de grootste winst.
Zoho houdt voor Analytics een pagina bij met nieuwe functies, en het is nuttig om eerst te zeggen wat die pagina is: geen releasebericht maar een doorlopend overzicht, zonder datum bij de onderdelen. Een deel staat er al een tijd — de erkenningen die ze aanhaalt dateren van 2023 — en u leest ze dus beter als een stand van zaken dan als nieuws van deze maand. Dat maakt ze niet minder bruikbaar, maar wel anders bruikbaar.
Wie de lijst ordent, ziet dat het platform in drie richtingen gegroeid is: waar de gegevens vandaan komen, hoe ze gelezen worden, en wie ze mag zien. Onze stelling: in een KMO of MKB-bedrijf zit het knelpunt bijna altijd in de eerste en de derde richting, en zelden in de tweede. Weinig bedrijven lopen vast op een gebrek aan grafiektypes; ze lopen vast op gegevens die stil binnenkomen of niet veilig gedeeld kunnen worden.
Waar de gegevens vandaan komen
De lijst nieuwe connectoren is lang. Bij de clouddatabanken staan onder meer Greenplum, Vertica, SingleStore, DigitalOcean, Panoply en Google BigQuery; bij de lokale databanken H2, CUBRID, SQLite, Apache Derby, InterSystems Caché, Claris FileMaker, IBM Informix, Actian Ingres, Teradata, Cosmos DB en elke databank die via ODBC te bereiken is. Aan zakelijke toepassingen kwamen Instagram Ads, Google Analytics 4, LiveAgent, BigCommerce, Jotform, Smartsheet, Mixpanel en Klaviyo erbij, en als cloudplatformen Azure Data Lake en Microsoft SharePoint. Bestaande koppelingen met QuickBooks, Google Ads, Zoho Projects, Zoho Recruit en Zoho Finance werden verbeterd, bij Finance met ondersteuning voor meerdere organisaties.
Interessanter dan die opsomming is wat er rond de invoer gebeurde. Alle handelingen van de afgelopen honderdtachtig dagen in een werkruimte die via connectoren is ingericht, zijn nu na te gaan. Abonnees van Enterprise kunnen hun gegevens per uur laten synchroniseren, de geschiedenis van vijfenveertig dagen staat in agendavorm, en mislukte synchronisaties worden gemeld in de toepassing of per e-mail, met de reden en de oplossing erbij. Dat laatste is het meest onderschatte punt van de hele pagina: boordtabellen sterven zelden aan een verkeerde grafiek, ze sterven aan een koppeling die drie weken stil heeft gestaan zonder dat iemand het zag.
Hoe ze gelezen worden
Hier zit het meeste vertoon en de kleinste winst, met één uitzondering. Die uitzondering is het nieuwe gegevenstype voor duur, waarmee tijdsduur een eersteklas grootheid wordt in plaats van een berekening met de hand: doorlooptijden van verkoopkansen, behandeltijden van tickets, de tijd tussen eerste gesprek en ondertekening. Daarnaast is er een tijdschuif die dynamisch filtert per jaar, kwartaal, maand, week, datum of uur, en kunt u vaste filtercombinaties vooraf klaarzetten. Verder komen er boomkaarten voor hiërarchische verkenning, kan de geografische weergave breedte- en lengtegraad in gradenformaat lezen en landcodes als geogegevens herkennen, kunt u afbeeldingen in widgets met kerncijfers zetten en lege kolommen in draai- en overzichtsweergaven verbergen.
Wat Zia erbij kreeg
Ask Zia stelt nu zelf vervolgvragen voor bij uw huidige vraag, is als privélink in uw eigen toepassing in te sluiten, en de rapporten die eruit komen schuift u met de muis naar een boordtabel. Zia Insights kreeg voorspellende vertelling in verhalen met een gemiddeld tot hoog detailniveau, geeft inzichten ook in het Spaans, en met Explain Data krijgt u uitleg bij het gegevenspunt dat u aanklikt. De wat-als-analyse kunt u voortaan beperken tot enkel de voorspelde gegevens in plaats van ze over het hele rapport te leggen — een kleine wijziging die veel verwarring wegneemt.
Daarbuiten staan nog een koppeling met ChatGPT voor het schrijven van formules en query's en het doorzoeken van openbare gegevensverzamelingen, ondersteuning voor Zoho Cliq, een Alexa-vaardigheid voor Ask Zia, en op mobiel een gesprek met Zia, opmerkingen en samenwerking, en nieuwe grafiektypes in de app voor boordtabellen. Bij die ChatGPT-koppeling hoort wel een afweging: u haalt daarmee een derde partij in de keten waarin uw formules en query's tot stand komen. Spreek vooraf af wat daar wel en niet in terechtkomt, want het is eenvoudiger een gewoonte af te spreken dan een reeks vragen terug te halen.
Wie ze mag zien
Dit is de richting waarin de winst voor een KMO het grootst is, en tegelijk de minst spectaculaire. Analyseportalen dragen nu een paginahiërarchie tot drie niveaus en laten u weergaverechten per gebruiker of gebruikersgroep nauwkeurig vastleggen; er is een proefversie van vijftien dagen. U kunt er ook rapporten uit Tableau insluiten, zodat één portaal volstaat wanneer uw organisatie met twee systemen werkt. Aan de technische kant kwamen er nieuwe API's in versie 2.3.0, met controle op de gesprekslogboeken en een boordtabel om die logboeken te analyseren.
Rechten per gebruiker of groep klinkt als beheer, maar het is in België en Nederland de praktische kant van gegevensminimalisering: iemand hoort te zien wat hij voor zijn werk nodig heeft en niet meer. Een portaal waarin een leverancier of een filiaalverantwoordelijke rechtstreeks meekijkt, is pas verantwoord wanneer die grens per persoon getrokken is. De HIPAA-functies die de pagina vermeldt, gaan over Amerikaanse zorgregels en zijn hier niet uw kader; voor u is de AVG dat. Wat de toepassing in haar geheel doet, leest u op de productpagina van Zoho Analytics.
Veelgestelde vragen
Welke van die nieuwe connectoren zijn voor ons werkelijk relevant?
Doorgaans maar twee of drie, en dat is goed nieuws. De vraag is niet welke connectoren bestaan maar waar uw cijfers vandaag wonen: in de boekhouding, in het CRM-systeem, in een webwinkel, in een advertentierekening. Voor de meeste KMO's zijn dat de boekhoudkoppeling, één marketingbron en het CRM-systeem. De lange lijst met databanken is vooral relevant wanneer u een eigen toepassing of een ouder pakket hebt dat enkel via ODBC te bereiken is. Begin dus bij de bronnen die u in een vergadering ter sprake brengt, niet bij de lijst.
Wat betekent dat gegevenstype duur concreet?
Dat tijdsduur een eigen soort gegeven wordt in plaats van een omrekening. Vandaag bouwt men doorlooptijden na met formules op twee datums, en dat werkt tot iemand de ene kolom wijzigt. Met een eigen type kunt u duur optellen, gemiddelden nemen en vergelijken zonder die tussenstap. Praktisch opent dat een categorie vragen die in veel bedrijven onbeantwoord blijft: hoe lang staat een verkoopkans gemiddeld in elke fase, en waar zit de uitschieter? Dat is precies het soort cijfer waarop u een gesprek met uw verkoopploeg kunt voeren.
Is synchronisatie per uur genoeg voor onze rapportering?
Voor vrijwel elke bestuurlijke vraag wel, en belangrijker is dat u weet wanneer ze niet gelukt is. Let op twee zaken: synchronisatie per uur staat bij de Enterprise-abonnementen, dus controleer eerst wat uw abonnement toelaat; en zet de meldingen bij mislukte synchronisatie naar iemand die ze ook leest. Een boordtabel die stilletjes op gegevens van vorige week staat, is gevaarlijker dan geen boordtabel, want niemand twijfelt aan een cijfer dat er gewoon staat. De geschiedenis van vijfenveertig dagen in agendavorm helpt om terug te vinden wanneer het misliep.
Kunnen wij klanten of leveranciers rechtstreeks in een portaal laten kijken?
Technisch wel, en met rechten per gebruiker of groep is het nu ook netjes af te bakenen. Behandel het echter als een beslissing over gegevens en niet als een instelling. Leg vast welke rapporten die partij ziet, wie dat mag wijzigen, en wat er gebeurt wanneer de samenwerking stopt. Houd rekening met de AVG: wat u toont, moet nodig zijn voor de reden waarom u het toont, en persoonsgegevens van derden horen daar zelden bij. Werk bij voorkeur met geaggregeerde cijfers; dat is doorgaans ook wat uw tegenpartij echt wil weten.
Waar zouden wij uit dit overzicht beginnen?
Bij de invoerzijde, en niet bij de nieuwe grafieken. Zet de meldingen bij mislukte synchronisatie goed, kijk na of uw abonnement de frequentie toelaat die u denkt te hebben, en controleer in het controlespoor wie de afgelopen maanden iets aan uw werkruimten veranderde. Dat is een halve dag werk en het haalt de meeste stille fouten eruit. Pas daarna is het zinvol om met het gegevenstype duur of met portalen te beginnen, want een nieuwe weergave op gegevens die niet kloppen, maakt een verkeerd cijfer enkel overtuigender. Als Zoho Premium Partner zien wij die volgorde vaak omgekeerd gekozen.
