In het kort
- Zoho Expense bevat voortaan geïntegreerde reisboekingen: vluchten, hotels, treinen en wagens boekt u in dezelfde toepassing waarin u nadien de kosten opvolgt.
- Het reisbeleid van uw onderneming wordt toegepast op het ogenblik van de boeking, niet pas achteraf bij de controle.
- Het aanbod komt uit wereldwijde boekingssystemen, rechtstreekse aansluitingen op luchtvaartmaatschappijen, lagekostenmaatschappijen en uw eigen onderhandelde tarieven.
- Een module voor de centrale reisbalie en uitgebreide rapportering geven de financiële dienst zicht op de werkelijke reiskosten.
- Voor KMO's in België en MKB-bedrijven in Nederland verdwijnt zo het lappendeken van losse boekingssites, e-mails en bonnetjes.
Zakenreizen zijn de voorbije jaren merkelijk ingewikkelder geworden. Medewerkers verwachten dat het boeken van een vlucht of een hotel voor het werk even vlot verloopt als thuis op de bank. De financiële dienst wil intussen beter zien waar het geld naartoe gaat. En de organisatie zelf moet haar eigen reisbeleid nakomen zonder daarvoor een extra laag administratie op te tuigen. Zoho beantwoordt die drie verwachtingen nu binnen één toepassing: Zoho Expense krijgt geïntegreerde reisboekingen, beleidscontrole en uitgavenopvolging.
Het klinkt eenvoudig, maar het is een wezenlijk verschil. In de meeste ondernemingen wordt een reis vandaag geboekt op de ene plek, goedgekeurd op de tweede en afgerekend op de derde. Elke overgang tussen die drie kost tijd en levert fouten op. Wie het boeken en het afrekenen samenbrengt, haalt die overgangen gewoon weg.
Boeken, controleren en afrekenen op dezelfde plaats
De kern van de oplossing is een boekingsomgeving waarin uw medewerkers zelf vluchten, hotels, treinen en taxi's reserveren, binnen de regels die u vooraf hebt vastgelegd. Het aanbod is bewust breed gehouden: naast de wereldwijde boekingssystemen zijn er rechtstreekse aansluitingen op luchtvaartmaatschappijen, aanbod van lagekostenmaatschappijen en de mogelijkheid om uw eigen onderhandelde tarieven en voorkeursleveranciers in te brengen. Wie vaste afspraken heeft met een hotelgroep of een luchtvaartmaatschappij, ziet die als eerste verschijnen.
Het reisbeleid wordt automatisch afgedwongen, van de aanvraag tot het einde van de reis. Boekingen die buiten de regels vallen, worden gemarkeerd voor ze bevestigd zijn. Dat is aangenamer werken dan de klassieke gang van zaken, waarbij de overschrijding pas opduikt wanneer de onkostennota al is ingediend en de discussie achteraf moet worden gevoerd. Rond de reis zelf zijn de praktische zaken meegenomen: online inchecken, een zetel kiezen, waarschuwingen bij wijzigingen aan een vlucht, en bijstand van een reisagent wanneer het onderweg misloopt.
Voor bedrijven die liever centraal boeken, is er een aparte module voor de reisbalie: aanvragen worden automatisch aan een medewerker toegewezen en op volgorde van dringendheid opgevolgd. Achteraf geeft de rapportering zicht op de reiskosten per bestemming, per afdeling en per leverancier. Die inzichten zijn niet alleen boekhoudkundig nuttig; zij vormen ook de basis voor een volgend gesprek met uw luchtvaartmaatschappij of hotelketen. Wie de eigen cijfers kent, onderhandelt beter. Meer achtergrond bij de toepassing vindt u op de productpagina van Zoho Expense.
Wat dit betekent voor KMO's in België en MKB-bedrijven in Nederland
Onze regio reist kort en vaak. Een dag Parijs, een beursbezoek in Frankfurt, twee dagen bij een klant in Kopenhagen: het gaat zelden om grote budgetten per reis, maar wel om veel reizen. Precies daar zit de last. In de meeste KMO's en MKB-bedrijven bestaat geen reisdienst; de directiesecretaresse of de kantoorverantwoordelijke boekt erbij, elk op zijn eigen manier, en de bonnetjes komen weken later binnen. De winst zit dus minder in de spectaculaire besparing per ticket dan in het wegvallen van dat voortdurende geknutsel.
Daar komt een tweede punt bij. Steeds meer ondernemingen worden bevraagd over de uitstoot die met hun activiteiten gepaard gaat, hetzij door een grote klant, hetzij in het kader van hun eigen doelstellingen. Zoho Expense volgt de koolstofuitstoot van de geboekte reizen mee op, zodat die cijfers niet achteraf moeten worden gereconstrueerd uit facturen. Wie zijn reisgegevens netjes op één plaats heeft staan, kan die vraag beantwoorden zonder een projectje op te starten.
Veelgestelde vragen
Moeten wij hiervoor een aparte reistoepassing aankopen?
Neen, het boeken gebeurt binnen Zoho Expense zelf. Welke edities en welke landen ondersteund worden, controleert u het best op de productpagina of bij uw partner, want dat verschilt naargelang de regio.
Kunnen medewerkers nog boeken buiten het reisbeleid om?
De regels worden bij het boeken toegepast: wat afwijkt, wordt gemarkeerd of geblokkeerd, naargelang wat u instelt. U kiest dus zelf hoe streng het kader is en waar ruimte blijft voor uitzonderingen.
Wat als wij liever centraal blijven boeken?
Dat kan. De module voor de reisbalie is daarvoor gemaakt: aanvragen komen binnen, worden toegewezen aan een medewerker en op volgorde van dringendheid afgehandeld, met zicht op de stand van zaken.
Wat gebeurt er met de kosten na de reis?
Die blijven in dezelfde toepassing, samen met de bonnetjes, de kaartbetalingen en de goedkeuringen. Voor rapportering werkt Zoho Expense samen met Zoho Analytics, wat toelaat de reiskosten naast uw overige cijfers te leggen.
Is dit ook zinvol voor een klein team?
Zeker wanneer er regelmatig gereisd wordt. Bij vijf reizen per jaar weegt de winst niet op tegen de inspanning; vanaf enkele reizen per maand loont het snel, omdat het handwerk rond boeken en afrekenen verdwijnt.
