In het kort
- Zoho Contracts en Zoho Projects worden aan elkaar gekoppeld via Zoho Flow.
- Gaat een contract op “actief”, dan wordt automatisch een project aangemaakt op basis van een sjabloon.
- Verplichtingen uit het contract worden automatisch taken, met beschrijving, vervaldatum en verantwoordelijke.
- Zo verdwijnt het handmatig overtypen tussen juridische, commerciële en uitvoerende teams.
Elk project begint met een belofte: een contract met afspraken over leveringen, termijnen en voorwaarden. De weg van dat getekende contract naar de eigenlijke uitvoering verloopt in de meeste bedrijven omslachtig, met heen-en-weer gemail, dubbele gegevensinvoer en opvolging. Zoho beschrijft nu hoe de koppeling tussen Zoho Projects en Zoho Contracts via Zoho Flow die overgang automatiseert.
Zoho Contracts is de toepassing voor contractbeheer over de volledige levenscyclus, van opstellen over ondertekenen tot de opvolging daarna. Zoho Flow is de koppelingsmodule die gebeurtenissen in de ene toepassing vertaalt naar acties in de andere. Samen dichten ze de kloof tussen de juridische kant en de projectuitvoering.
Waar het vandaag misloopt
Het patroon is in elke sector hetzelfde. De verkoop is rond, het verkoopteam bezorgt het getekende contract aan de projectverantwoordelijken. Die maken handmatig een nieuw project aan met de gegevens uit het contract: klantnaam, startdatum, af te leveren onderdelen. Ondertussen houden de juridische en financiële diensten hun eigen versie van diezelfde informatie bij.
Dat versnipperde verloop leidt tot invoerfouten, uitgestelde opstart en haperende communicatie tussen afdelingen. Voor KMO's in België en MKB-bedrijven in Nederland, waar één persoon vaak meerdere rollen combineert, weegt dat extra door: wie de overdracht doet, is doorgaans ook degene die het project moet opstarten.
Twee werkstromen die het overnemen
De eerste werkstroom maakt het project aan. Zodra de status van een contract in Zoho Contracts naar “actief” gaat, dus volledig ondertekend is, haalt Zoho Flow de contractgegevens op: begin- en einddatum, gegevens van de verantwoordelijke, termijnen en af te leveren onderdelen. Op basis van een vooraf ingesteld sjabloon wordt in Zoho Projects automatisch een nieuw project aangemaakt, al ingevuld met die gegevens.
De tweede werkstroom vertrekt van de verplichtingen in het contract. Wordt in Zoho Contracts een verplichting toegevoegd, bijvoorbeeld “eerste softwareoplevering tegen 17 oktober”, dan haalt Zoho Flow de beschrijving, de vervaldatum en de toegewezen verantwoordelijke op en maakt het een overeenkomstige taak aan onder het bijbehorende project. Elke contractuele afspraak wordt zo een zichtbare, opvolgbare taak.
Het voordeel zit minder in de tijdwinst van het aanmaken zelf dan in de betrouwbaarheid: de projectgegevens komen rechtstreeks uit het contract, niet uit iemands geheugen of uit een doorgestuurde e-mail. Projectverantwoordelijken starten meteen na ondertekening, zetten contractuele verplichtingen om in werkbare taken en hoeven niet langer telkens af te stemmen met de juridische of commerciële collega's. Dat is ook nuttig bij discussies achteraf: de taken verwijzen naar wat effectief werd afgesproken.
Wie de koppeling wil opzetten, kan ze verkennen in Zoho Flow, de werkstroom zelf configureren of een demonstratie vragen bij Zoho. Meer achtergrond over contractbeheer vindt u op de productpagina van Zoho Contracts. SalesBridge, al tien jaar partner van Zoho, helpt bedrijven om dit soort overdrachten tussen verkoop, contract en uitvoering uit te tekenen zodat ze in de praktijk standhouden.
Veelgestelde vragen
Wat zet de automatisering in gang?
De statuswijziging van een contract naar “actief” in Zoho Contracts, wat betekent dat het volledig ondertekend is.
Welke gegevens komen in het project terecht?
Onder meer de begin- en einddatum van het contract, gegevens van de verantwoordelijke, termijnen en de af te leveren onderdelen, ingevuld volgens een projectsjabloon.
Hoe worden verplichtingen taken?
Wanneer u een verplichting toevoegt in Zoho Contracts, haalt Zoho Flow beschrijving, vervaldatum en verantwoordelijke op en maakt het een taak aan in het bijbehorende project.
Welke toepassingen heb ik nodig?
Zoho Contracts, Zoho Projects en Zoho Flow, dat de koppeling tussen beide verzorgt.
Moet ik hiervoor kunnen programmeren?
Zoho beschrijft de opzet als een configuratie in Zoho Flow. U kunt de werkstroom zelf proberen of Zoho om een demonstratie of ondersteuning vragen.
