In het kort
- Zoho Recruit heeft een Employee Portal waarmee u openstaande functies eerst intern publiceert, in één afgebakende ruimte.
- Medewerkers zien welke rollen open staan, welk team werft en wie de aanwervende manager is.
- Solliciteren en de status opvolgen gebeurt in datzelfde portaal, zonder rondslingerende e-mails of chatberichten.
- Medewerkers kunnen ook kandidaten aanbrengen via een persoonlijke verwijslink; na goedkeuring legt Zoho Recruit automatisch vast wie de verwijzer was.
- De functie zit in de Corporate HR-versie; gebruikers van de Staffing-versie kunnen ze op aanvraag laten activeren.
De arbeidsmarkt in België en Nederland is krap, en toch kijken veel organisaties eerst naar buiten zodra er een functie vrijkomt. Terwijl de geschikte kandidaat vaak al op de loonlijst staat: twee verdiepingen hoger, of in een aangrenzend team. Het probleem is zelden onwil. Het is zichtbaarheid. Interne vacatures verdwijnen in een e-mail die niemand bewaart, of in een chatbericht dat na één dag is weggezakt. Zoho Recruit pakt dat aan met een Employee Portal voor interne vacaturepublicatie, in het Engels internal job posting of kortweg IJP genoemd.
Het uitgangspunt is eenvoudig. Eén vaste plaats waar openstaande functies intern verschijnen, en waar medewerkers zelf kunnen kijken, zich kandidaat stellen en hun sollicitatie opvolgen. Geen aparte verzendlijst, geen bestand op een gedeelde schijf, geen aankondiging die enkel de mensen bereikt die op dat moment toevallig meelezen.
Wat het Employee Portal doet
In het portaal ziet een medewerker welke functies open staan, welk team aan het werven is en wie de aanwervende manager is. Dat laatste is minder triviaal dan het lijkt. Wie weet bij wie hij terechtkan, stelt sneller een vraag, en een informele vraag gaat in de praktijk bijna altijd vooraf aan een formele sollicitatie. Vervolgens kan de medewerker zich in datzelfde scherm kandidaat stellen en zien hoever zijn sollicitatie staat.
Voor de recruiter verandert er intussen weinig aan de eigen omgeving. De interne sollicitatie komt binnen in de bestaande wervingsprocedure van Zoho Recruit, naast de externe kandidaten. Er is dus geen tweede administratie die parallel moet worden bijgehouden. En dat is precies het punt waarop interne mobiliteit in de praktijk meestal strandt: niet op het idee, maar op het dubbele werk dat het idee met zich meebracht.
Aanbrengen van kandidaten wordt deel van hetzelfde proces
Naast interne vacatures ondersteunt het portaal ook het aanbrengen van kandidaten uit het eigen netwerk. Een medewerker deelt een persoonlijke verwijslink. Solliciteert iemand via die link, dan legt Zoho Recruit na goedkeuring automatisch vast wie de verwijzer was, en komt de sollicitatie in de gewone procedure terecht. De papierwinkel die aanbrengprogramma's doorgaans doet doodbloeden, valt daarmee grotendeels weg.
"Medewerkers brengen kandidaten aan, niet de recruiters."— klantreactie op het Zoho Recruit communityforum
Daarin zit de hele redenering. Een aanbrengprogramma dat afhangt van de recruiter die eraan moet denken om ernaar te vragen, houdt geen stand. Een programma dat de medewerker een link geeft en de rest zelf bijhoudt, heeft een reële kans om te blijven leven.
Waar u op let bij de invoering
Twee praktische punten. Ten eerste is de functie beschikbaar in de Corporate HR-versie van Zoho Recruit; gebruikt u de Staffing-versie, dan kan ze op aanvraag worden geactiveerd via de ondersteuning van Zoho. Ten tweede loopt de toegang tot het portaal via Zoho Recruit zelf. Wie enkel een Zoho One-account heeft zonder toegang tot Recruit, komt er niet in. Voor KMO's in België en MKB-bedrijven in Nederland die Zoho One breed hebben uitgerold, is dat een aandachtspunt bij de licentietelling.
Voor het overige is dit vooral een organisatorische keuze, geen technische. Publiceert u elke vacature eerst intern, en zo ja, hoelang? Wat verwacht u van de leidinggevende van wie een medewerker wegtrekt? Zonder heldere afspraken wordt een intern portaal een etalage zonder winkel. Meer achtergrond bij de wervingsmodule vindt u op de productpagina van Zoho Recruit.
Veelgestelde vragen
Wat is interne vacaturepublicatie precies?
Het is het bekendmaken van een openstaande functie bij de eigen medewerkers, vóór of naast de externe bekendmaking. Het Employee Portal geeft die publicatie een vaste plaats in plaats van een e-mail of een chatbericht.
Moet een medewerker toegang hebben tot Zoho Recruit?
Ja. De toegang tot het Employee Portal verloopt via Zoho Recruit. Een Zoho One-gebruiker zonder toegang tot Recruit kan het portaal niet gebruiken. Tel dat mee wanneer u bepaalt wie mag meekijken.
Hoe weet het systeem wie een kandidaat heeft aangebracht?
Via de persoonlijke verwijslink van de medewerker. Wie via die link solliciteert, wordt na goedkeuring automatisch aan de betrokken medewerker gekoppeld, waarna de sollicitatie de normale weg volgt.
Vervangt dit onze externe kanalen?
Neen. Interne en externe sollicitaties komen in dezelfde procedure samen. Het portaal voegt een kanaal toe dat u vandaag waarschijnlijk informeel invult, en maakt het opvolgbaar.
In welke versie zit de functie?
In de Corporate HR-versie van Zoho Recruit. Voor de Staffing-versie kan ze op vraag worden opengezet; u neemt daarvoor contact op met de ondersteuning van Zoho.
Wat is een verstandige eerste stap?
Leg eerst de spelregels vast: welke functies gaan intern, gedurende welke termijn, en wie beslist. Zet het portaal daarna aan voor één afdeling en meet wat er gebeurt voordat u breder uitrolt.
