In het kort
- Gastgebruikers in Zoho Cliq kunnen voortaan aan de organisatie worden toegevoegd en rechtstreeks in bestaande kanalen worden opgenomen.
- Voordien bleven zij beperkt tot afzonderlijke één-op-ééngesprekken of gastgroepen, los van de kanalen van de organisatie.
- Elk van die gesprekken had een eigen koppeling, wat het opvolgen van wijzigingen bemoeilijkte.
- Beheerders kunnen de toegang van gasten beperken en hun activiteit opvolgen.
- Voor kortlopende samenwerking zijn gastgebruikers bedoeld; voor een blijvende externe gemeenschap blijft Networks het aangewezen instrument.
Werk speelt zich niet af binnen de muren van één organisatie. Dat is het vertrekpunt van Zoho voor de vernieuwde functie voor gastgebruikers in Zoho Cliq: een gesprek met een klant of een partner zou even vanzelfsprekend moeten verlopen als het overleg met een collega, en dat zonder voor elke samenwerking een aparte werkruimte op te zetten.
Het verschil met de vorige situatie is scherp omschreven. Tot nu toe konden gasten in Cliq deelnemen aan één-op-ééngesprekken of aan gastgroepen, maar die bleven gescheiden van de bestaande groepen en kanalen van de organisatie. Elk gesprek had bovendien een eigen koppeling, waardoor het moeilijk werd om bij te houden wat waar besproken was. Voortaan kunt u gastgebruikers opnemen in de organisatie en hen rechtstreeks aan bestaande kanalen toevoegen, zodat het gesprek plaatsvindt waar het werk al gebeurt.
Wanneer u er baat bij hebt
Zoho noemt vier situaties, en ze zijn voor Belgische en Nederlandse ondernemingen alle vier herkenbaar. De samenwerking met partners en leveranciers, die geen personeelslid zijn maar wel in het hart van de bedrijfsvoering staan. De afstemming met een bureau: het marketingteam maakt een kanaal aan voor een campagne, neemt de vertegenwoordigers van het reclamebureau op als gast en houdt zo één draad aan. Het inschakelen van freelancers en aannemers, die beperkte toegang hebben tot de bedrijfsmiddelen omdat ze niet op de loonlijst staan. En het overleg over organisatiegrenzen heen, rond een gemeenschappelijk project.
Die laatste twee verdienen hier bijzondere aandacht. In de Benelux werken KMO's en MKB-bedrijven opvallend vaak met zelfstandigen in een langdurige, maar formeel losse relatie. Die mensen hebben de context van het team nodig om nuttig werk te leveren, en tegelijk hebben ze niet dezelfde plaats in de organisatie. Een gastrol met afgebakende toegang beschrijft die verhouding beter dan de twee alternatieven die men in de praktijk ziet: een volwaardig account, of een reeks losse gesprekken waarin de helft van de context ontbreekt.
Gastgebruikers of Networks
Zoho zet de twee vormen zelf naast elkaar, en die afweging is de meest bruikbare passage uit de aankondiging. Gastgebruikers passen bij het gesprek met één of enkele externe contacten, rond een afgebakende campagne of een specifiek onderwerp, en bij samenwerking die van korte duur is. Networks is het andere geval: een exclusieve ruimte voor een grotere externe gemeenschap, over meerdere onderwerpen, bedoeld om te blijven bestaan.
De voordelen die Zoho aan de gastrol toeschrijft, volgen daaruit. Er is minder heen en weer geschakel tussen toepassingen, omdat de externe partij gewoon in uw bestaande kanaal zit. De vorm is geschikt voor snelle gesprekken en snelle beslissingen. En de beheerder houdt greep op het geheel: hij kan de activiteit van gasten opvolgen en hun toegang beperken waar dat nodig is. Wie de toepassing verder wil verkennen, vindt achtergrond op de productpagina van Zoho Cliq.
Blijft één bedenking over, en die volgt uit het woord « kortlopend ». Een gastrol die voor een campagne van zes weken werd toegekend, verdwijnt niet vanzelf wanneer die campagne voorbij is. Spreek dus af wie gasten uitnodigt en wanneer de toegang wordt ingetrokken. Externe samenwerkingen lopen af; toegangsrechten doen dat niet uit zichzelf.
Veelgestelde vragen
Wat is er precies veranderd?
Gastgebruikers kunnen nu aan de organisatie worden toegevoegd en rechtstreeks in bestaande kanalen worden opgenomen. Voordien bleven zij beperkt tot losse gesprekken of gastgroepen, gescheiden van de kanalen van de organisatie.
Waarom was de vorige werkwijze lastig?
Omdat elk gastgesprek een eigen koppeling had. Wijzigingen opvolgen werd daardoor moeilijk, zeker wanneer meerdere externen bij hetzelfde onderwerp betrokken waren.
In welke gevallen is dit nuttig?
Bij samenwerking met partners en leveranciers, bij afstemming met een bureau rond een campagne, bij het inschakelen van freelancers en aannemers, en bij overleg over organisatiegrenzen heen.
Wat houdt de beheerder in handen?
Hij kan de interacties van gasten opvolgen en beheren, en hun toegang beperken. Daarmee bepaalt de organisatie zelf hoe informatie wordt uitgewisseld.
Wanneer kiest u voor Networks in plaats van gastgebruikers?
Bij een grotere externe gemeenschap, meerdere onderwerpen en een samenwerking die bedoeld is om te blijven. Gastgebruikers passen bij enkele contacten, één onderwerp en een korte looptijd.
Waarmee houdt u het best rekening bij de invoering?
Met een afspraak over wie mag uitnodigen en wanneer toegang wordt ingetrokken. Een gastrol voor een kortlopend project vervalt niet vanzelf bij het einde ervan.
