In het kort
- Videovergaderingen blijven zichtbaar in beeld-in-beeld terwijl u in een andere Zoho-toepassing werkt.
- Bij het delen van uw scherm kunt u aantekeningen maken en zones aanduiden, in plaats van enkel te tonen.
- Het berichtvenster kreeg betere opmaak, lijsten en snellere emoji-suggesties.
- Afwezigheidsberichten werken nu ook bij vermeldingen in kanalen, met aparte teksten voor interne en externe contacten.
- Berichten die tegen het beleid ingaan, kunnen gemeld worden en komen via de goedkeuringsbot bij de beheerder terecht.
Werk verloopt vlot wanneer de informatie beschikbaar is op het ogenblik dat u ze nodig hebt, op de plaats waar u werkt, en zonder extra klikken. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk vraagt het voortdurend onderhoud. Zoho stelt deze uitgave dan ook niet voor als een reeks opvallende nieuwigheden, maar als een reeks bewuste ingrepen die de wrijving wegnemen. Wie de lijst doorneemt, herkent inderdaad vooral kleine dingen. Precies daarom is ze de moeite waard.
Vergaderen zonder het werk te onderbreken
De duidelijkste verbetering is dat vergaderingen met u meereizen. Beantwoordt u een e-mail, haalt u een document op uit WorkDrive of bekijkt u gegevens van een verkoopkans in CRM, dan blijft het videogesprek in beeld via beeld-in-beeld binnen de Cliq Mini-balk. U kunt het beeld van de spreker vastzetten zodat u niet uit het oog verliest wie aan het woord is. Wie ooit heeft moeten schakelen tussen een vergadervenster en een dossier, weet dat dit niet enkel tijd kost maar ook aandacht.
Daarnaast is het delen van een scherm interactief geworden. In plaats van louter te tonen, kunt u aantekeningen aanbrengen: een zone markeren waar de aandacht naartoe moet, een opmerking bij een bepaald onderdeel plaatsen. In een technische bespreking scheelt dat een hoop omschrijvingen in de trant van "wat lager, links van dat kader". Het is een kleine functie met een merkbaar effect op de duidelijkheid van een gesprek.
"Deze uitgave is doelbewuster dan ooit."— Zoho, blogbericht over Cliq 7.0
Afwezigheid, opvolging en omgangsvormen
Een vakantie is minder belastend wanneer u weet dat uw collega's op de hoogte zijn. Het afwezigheidsbericht in Cliq werkt daarom niet langer alleen bij rechtstreekse berichten. Wordt u vermeld in een kanaal of een groepsgesprek, dan volgt eveneens een automatisch antwoord. U kunt bovendien verschillende teksten opstellen voor rechtstreekse berichten, kanalen, externe gebruikers en externe kanalen. Bij vermeldingen wordt het bericht binnen de door u ingestelde periode om de vierentwintig uur verstuurd, zodat niemand herhaaldelijk hetzelfde antwoord krijgt.
Voor opvolging zijn er herhalende herinneringen. Een taak opschrijven betekent nog niet dat ze wordt uitgevoerd; een herinnering die zichzelf dagelijks of wekelijks opnieuw aanmeldt, komt dichter bij hoe opvolging in de praktijk werkt. En dan is er nog de mogelijkheid om berichten te melden. Wanneer iemand in een kanaal iets schrijft dat tegen het beleid van de organisatie ingaat, is het rechtstreeks aanspreken vaak ongemakkelijk. De beheerder kan de functie inschakelen, waarna een melding via de goedkeuringsbot bij hem terechtkomt. Dat is geen technische kwestie maar een organisatorische: het geeft mensen een weg die noch zwijgen noch confrontatie is.
Wat dit betekent voor teams in de Benelux
KMO's in België en MKB-bedrijven in Nederland werken zelden met grote interne communicatieafdelingen. De regels ontstaan gaandeweg en blijven vaak impliciet. Functies zoals gedifferentieerde afwezigheidsberichten en een meldpunt voor berichten dwingen om die impliciete regels even uit te spreken. Dat is misschien wel de grootste winst van deze uitgave: niet de functies zelf, maar de gesprekken die u erover moet voeren voordat u ze inschakelt. Meer achtergrond vindt u op de productpagina van Zoho Cliq.
Veelgestelde vragen
Werkt beeld-in-beeld in alle Zoho-toepassingen?
Zoho beschrijft het gebruik binnen de Zoho-omgeving, met voorbeelden in Mail, WorkDrive en CRM. Het gesprek blijft zichtbaar in de Cliq Mini-balk terwijl u elders werkt.
Wat kan ik doen tijdens het delen van mijn scherm?
U kunt zones markeren en aantekeningen toevoegen, zodat deelnemers zien waar de aandacht naartoe moet in plaats van het te moeten afleiden uit uw uitleg.
Reageert het afwezigheidsbericht ook in kanalen?
Ja. Wanneer u in een kanaal of groepsgesprek vermeld wordt, volgt eveneens een automatisch antwoord, met een aparte tekst per soort contact.
Hoe vaak wordt zo'n automatisch antwoord verstuurd?
Bij vermeldingen om de vierentwintig uur, binnen de periode die u zelf instelt.
Moet de beheerder iets instellen voor het melden van berichten?
Ja. De functie wordt eerst in het beheerpaneel ingeschakeld. Daarna komen meldingen via de goedkeuringsbot bij de beheerder terecht.
