Les partisans et les champions du CRM - moi y compris - ne portent pas vraiment les fichiers Excel dans leur cœur. Nous parlons même de l'enfer Excel. Lisez à ce sujet mon article : « CRM - Le succès à petits pas. » Du point de vue d'un entrepreneur qui recherche l'uniformité et la sécurité de ses données, Excel n'est pas une bonne idée. Et pourtant… Les créateurs d'Excel étaient en leur temps de véritables génies qui, avec leur logiciel, ont donné des ailes aux entreprises, et ce à une époque où rien d'autre n'existait. Une grande statue, s'il vous plaît, pour les créateurs d'Excel, de Lotus 1-2-3 et de Works !
Pourquoi est-ce si facile et pourquoi y sommes-nous si accros ? Eh bien, dans Excel vous obtenez la grande vue d'ensemble, l'image entière d'un coup sur un seul écran et, en un coup d'œil, vous pouvez lire, filtrer ou modifier en masse l'information. Vite, efficacement et avec un minimum d'efforts. Numéroter une colonne ? Cliquer et glisser. Modifier un certain nombre de données ? Copier-coller. Et ainsi de suite. Quick and not dirty. Et donc facile à utiliser et à comprendre pour tout le monde.
Seulement, Excel a été conçu à l'origine comme une « feuille de calcul » sur laquelle de courts mais aussi de longs et souvent complexes calculs pouvaient être élaborés. L'usage d'Excel comme « base de données » est en fait une forme d'usage détourné. Si, par commodité, nous restons au sein de la famille Microsoft, celui qui veut stocker des données de clients ou de contacts aurait dû en réalité travailler avec Access.
Seulement… le coûteux Access ne venait pas en standard avec la suite Office et, il faut l'avouer, Access n'est pas un logiciel facile. La facilité d'utilisation d'Excel était si grande que rares sont ceux qui utilisent Access comme base de données.
Lors d'un passage aux logiciels CRM, c'est donc, pour les utilisateurs, la plus grande adaptation. La vue d'ensemble disparaît en partie, faire des modifications en masse n'est pas vraiment simple et tout cela ne va pas non plus aussi vite.
Existe-t-il une possibilité de consulter votre information CRM dans un environnement Excel et donc de réunir the best of both worlds ? La réponse est OUI !
Zoho CRM, l'un des constructeurs de CRM de référence, est parvenu à créer un environnement de feuille de calcul qui ressemble et fonctionne exactement de la même manière qu'Excel et Google Sheets. En 1 clic, vous voyez l'information de votre CRM dans une feuille de travail et vous pouvez l'adapter, la changer, la changer en masse et l'enregistrer. Aussitôt, l'information modifiée est également reprise dans votre solution CRM.
Qui hésite encore ou qui ressent une certaine angoisse de l'abandon vis-à-vis de ses fichiers Excel peut donc dormir sur ses deux oreilles. De cette manière, vous pouvez aussi emmener vers les méthodes de travail du 21e siècle des collaborateurs plus âgés qui « étaient quand même tellement habitués et trouvaient si facile de travailler dans Excel ».
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